０．閲覧性を高める工夫は重要
　運用する際にも、審査を受ける際にも、MS文書の閲覧性が高いことは非常に重要です。必要な文書がすぐに取り出せないと、日常運用に支障をきたすばかりでなく、審査にも不利となる場合があります（実運用されているか疑われる）。申請の前に、以下の観点で見直してみてください。
□　PMS文書はしっかりしたバインダーに綴じて１冊（複数になっても可）にまとめられている
□　個人情報保護体制を維持するための全ての文書（様式を含む）が見渡せる文書の一覧（MS文書マップ）がある
□　必要な規程類がすぐに取り出せるように、ラベルを付けるなど閲覧性を高める工夫がされている
□　 PMS文書の内容は様式７でチェックしましょう

保健医療福祉分野のプライバシーマークの申請には、JIS Q 15001及び保健医療福祉分野のプライバシーマーク認定指針に準拠したマネジメントシステムを定めていることが条件です

当財団での審査対象となる条件は以下の通りです。

病院・診療所、健診機関、調剤薬局、検査センター、健康保険組合、審査支払機関、介護施設サービス事業者、介護在宅サービス事業者など。

また、業種の如何を問わず医療機関で取り扱う診療録、検査依頼伝票、検査結果報告書、レセプト等が、取り扱う個人情報の5割以上を占める事業者。

※また、保健医療福祉分野のプライバシーマークの申請には、JIS Q 15001及び保健医療福祉分野のプライバシーマーク認定指針に準拠したマネジメントシステムを定めていることが条件となります

２） 申請書
＜必須でご提出いただく書類＞

1. 申請様式2022-1～9については電子ファイル（Word形式またはExcel形式）でも提出してください（必須）
2. 電子ファイルを入れる電子媒体はCD-Rなどにしてください
3. 各申請様式の【記載上の注意】は、提出する際は削除してください。
4. 格納する形式は、Word形式またはExcel形式を用いてください。電子メールの添付ファイルによる提出は不可とします。
5. 教育実施報告書、内部監査実施報告書については、当該実施記録及び報告書の写しの提出でこれに代えることが出来ます。
6. 申請様式2022-8「保健医療福祉関係処理について」は、明らかに保健医療福祉分野の事業者である場合（医療機関、健診センター、介護施設等）は提出不要です。不明な場合はお問い合わせ下さい。

• 申請の前に、プライバシーマーク制度設置及び運営要領を必ず一読願います。
• 当財団が定めるプライバシーマーク付与適格性審査に関する約款を承認の上、 申請願います。
• 申請に当たっては、申請内容に関する審査等の経費としての申請料が、審査結果の可否にかかわらず必要です。
• 新規申請の場合、マネジメントシステムが申請までに少なくとも１ヶ月以上実際に運用されていることが必要です。教育履歴、監査報告書などの諸記録については、その期間内にとられたものをご提出ください。

1. 個人情報の管理者が指名され、個人情報保護についての組織内の責任、 役割分担が明確である等、個人情報を適切に取り扱う体制が整備されていること。
2. 申請までに年１回以上、個人情報保護マネジメントシステム(PMS)の周知徹底の措置 (教育、研修等)を実施ていること。
3. 申請までに１回以上、事業者内部の個人情報の保護の状況を検査（監査および代表者による見直し）していること。
4. 当該者に係る個人情報保護に関する相談窓口が常設され、かつそれが患者様等に明示されていること。
5. 当該者が有する個人情報について、外部からの侵入又は内部からの漏えいが発生しないよう適正な安全措置を講じていること。
6. 組織外部への個人情報の提供、取扱いの委託を行う際には、 責任分担や守秘に係る契約を締結する等、 個人情報について適切な保護が講じられるよう措置していること。

1. 業務内容/経営方針
2. プライバシーマーク申請のきっかけ
3. 個人情報保護方針とその周知方法
4. 個人情報保護管理者・監査責任者の任命の方法
5. マネジメントレビュー（管理体制について）
6. その他

1. 書類審査における不明点の確認
2. 個人情報の特定と取扱の手順
3. 教育・訓練の方法と結果
4. 監査の方法と結果
5. 外部委託業務について
6. リスクの認識と処理（ネットワークセキュリティ等の確認）
7. 情報主体からの要求に対する対応
8. 病院情報システム、電子保存の三原則に対する対応状況など

1. 個人情報保護方針の周知
2. インハウス情報の管理
3. 新規・再来受付、外来受付、診察室、ナースステーション、病棟、病歴室、その他
4. 入退管理
5. 鍵管理
6. 病院情報システムの状況（電子カルテ、オーダリングシステム等）
   • 障害対応
   • バックアップ媒体、記録媒体の管理
   • アクセス制御、アクセスログ
   • セキュリティ対策

1. ３）の書類審査の結果を現地審査前に通知することは原則としてありません（現地審査時に確認します）。
2. ６）～７）の業務は付与機関（JIPDEC）が行います。付与機関の指示に従ってください。
3. 現地審査は原則として１度のみです。現地審査後指摘された事項についての確認は書類で行います。
4. 指摘事項への回答は、原則として指摘事項通知後３ヶ月以内にお願いいたします。
5. 否認決定（不合格）を受けた申請者は、当該否認決定の日から3か月以内に、その理由となった事項について改善のための措置を講じ再審査の請求をすることができます。ただし、１つの申請について１回が限度です。